Seasonal Booking Workflow
Un sistema de reservas estacionales para una marca de café de especialidad, pensado desde la practicidad y las restricciones reales de producción.
El punto de partida
La marca trabajaba con lotes de café que cambian según la cosecha y el tostado. Cada mes aparecían variedades nuevas, pero el sistema de pedidos seguía siendo manual: una planilla compartida, correos sueltos y confirmaciones que se perdían. El objetivo no era digitalizar por digitalizar, sino ordenar un flujo que ya existía y que empezaba a trabarse cuando llegaban los lotes más buscados.
El encargo fue claro: diseñar un flujo de reservas estacionales que le permitiera al equipo de producción saber con anticipación cuánto café iba a necesitar cada cliente, sin que eso significara una plataforma compleja ni un cambio radical en la forma de trabajar.
Decisiones que importaron
La primera decisión fue separar la reserva de la compra. El cliente reserva un lote cuando aparece en la tienda, pero la confirmación final llega recién cuando el café está tostado y pesado. Eso evitó prometer stock que todavía no existía.
La segunda fue limitar las ventanas de reserva a dos semanas por lote. Con ese margen, el equipo de tostado podía planificar la producción y avisar con tiempo si un grano iba a llegar tarde. También se sumó un aviso automático por correo cuando el lote estaba listo, con un enlace directo para pagar.
El resultado fue un flujo que redujo las consultas por correo y le dio al equipo una vista clara de los pedidos pendientes. La marca mantuvo su estética cuidada en las etiquetas y en los correos, pero el proceso detrás pasó a ser mucho más predecible.
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